Ez sokkal kevésbé kellemetlen, mintha egy hibáktól hemzsegő levelet küldünk be azzal a szándékkal, hogy komolyan vegyék a problémánkat.
)! A befejezés (10-15%) a levél tartalmának rövid összefoglalását tartalmazza és utalhat a következő lépésre (például: Várjuk mielőbbi válaszát! Igény esetén a továbbiakban is készséggel állunk rendelkezésükre! ). Zárórész: Az elköszönés egy-két üdvözlő búcsúzó szóból áll, ez mindig legyen udvarias, pozitív kisugárzású (például: Üdvözlettel, Tisztelettel, Köszönettel, vagy További munkájához sok sikert kívánok! Várjuk mielőbbi visszajelzésüket! Közreműködését előre is köszönöm! ) Az elköszönést követi az aláírás, a levél bal oldalán gépelten és kézírással. A levél utolsó sora után kihagyunk néhány sort, odagépeljük az aláíró nevét, alatta kisbetűvel a beosztását, majd fölötte, kézírással hitelesítjük a levelet. Többes aláírásnál kerülhetnek aláírások középre vagy a jobboldalra is. A mellékletek felsorolása (ha szükséges) - sorkihagyással - az aláírás alatt kerül feltüntetésre. Jelöli a levélhez csatolt iratok megnevezését, de szerepelhet benne az is, hogy a címzetten kívül még kik kapják a levelet.
A hivatalos levélről általában Ha hivatalos levélről beszélünk, óhatatlan, hogy ne egy olyan levél jusson az eszünkbe, amely objektív, teljesen tárgyilagos és lényegre törő a fogalmazása. A hivatalok egymás közötti kommunikációjának, a magánszemélyekkel való kapcsolattartásnak az egyik eszköze a levél. Az állami, a társadalmi szervezetek, intézmények, vállalatok, vállalkozások működésük során kapcsolatot alakítanak ki, jogviszonyokat létesítenek: hivatali szervekkel, magánszemélyekkel. Levelezéseik során a leveleket két nagy csoportra lehet osztani: a) külső levelek, b) belső levelek, ügyiratok. A mindennapi életben sokszor előfordul, hogy valamilyen kéréssel, problémával, panasszal fordulunk az illetékes hivatalhoz (földhivatal, önkormányzat, rendőrség, okmányiroda stb. ). Az említett szervekhez az alábbi iratokat írhatjuk ügyeink elintézése vagy közlése érdekében, melyeket összefoglaló néven beadványoknak nevezünk: kérvény, kérelem, fellebbezés, panasz, bejelentés, javaslat. Tehát ebben az esetben a magánszemélyek írnak levelet a hatósághoz.
A levél formája Fejléc: a feladó neve és elérhetősége (helységnév, utca, házszám, irányítószám) x Címzés: A címzett megnevezése Keltezés x Iktatószám Helységnév Hivatkozási adatok Utca, házszám Irányítószám Tárgy megjelölése Megszólítás (néven vagy rangon)! A levél szövege: Bevezetés Kifejtés Befejezés Elköszönés Aláírás beosztás Mellékletek
Hivatalos, közvetlen Ha több információra van szüksége Falls Sie weitere Informationen benötigen... Értékeljük az Önök üzletét Wir schätzen Sie als Kunde. Kérem keressen meg- a közvetlen mobiltelefonszámom... Bitte kontaktieren Sie mich. Meine Telefonnummer ist... Hivatalos, nagyon közvetlen Várom a mihamarabbi válaszát Ich würde mich freuen, bald von Ihnen zu hören. Kevésbé hivatalos, udvarias Tisztelettel, Mit freundlichen Grüßen Hivatalos, ismeretlen címzett Hivatalos, gyakran használt, ismeretlen címzett Hochachtungsvoll Hivatalos, nem gyakori, ismert címzett Üdvözlettel, Herzliche Grüße Nem hivatalos, két üzleti partner között akik tegeződnek Grüße Nem hivatalos, két üzleti partner között, akik gyakran dolgoznak együtt
A magánszemélyek beadványaira, irataira a hivatali szervek írásban válaszolnak, de fogalmazhatunk levelet munkavállalással kapcsolatban is. A következő levéltípusok keletkeznek ekkor a levelezés során: értesítés, meghívó, határozat, igazolás, engedély, szerződés, A szervezetek a különféle ügyek intézése közben a gazdasági egységen belül is írásbeli kapcsolatban vannak egymással. Ezek a hivatalos iratok a szervezetek belső levelezése. A következő levéltípusokat sorolhatjuk ide: jegyzőkönyv, emlékeztető, feljegyzés, jelentés, körlevél. A szervezetek egymás közötti külső levelei, ügyiratai: ajánlat, tájékoztatás, érdeklődés, megrendelés, megrendelés visszaigazolása, teljesítés, panasz, kifogásolás stb. Szervek, intézmények, vállalatok, vállalkozások egymás közötti és a magánszemélyekkel való közvetlen kapcsolattartást szolgálja. A feladó a küldeményt a szállítási díj lerovásával a címzett számára bérmentessé teszi. Távollevő személyhez intézett értesítés, tudósítás, közlés. Levelek útján való érintkezés, kapcsolatteremtés, ismételt levélváltás.
Olyan tudatos emberi tevékenység, amely a gondolatok egyezményes jelekkel való rögzítésére szolgál. Érzelmektől mentes, a tényekre támaszkodó, a hivatali stílust használó fogalmazás. Érdeklődő típusú hivatali levél Megrendő levél bemutatása Meghívó hivatali levél formájában
A megszólítást néhány sor kihagyásával követi a levél érdemi része, amely tartalmazhat: hivatkozást egy (folyamatban lévő) ügyre, ajánlatot, kérést, bejelentést, értesítést stb. A tömören és érthetően fogalmazott levelet záróformulával fejezzük be, amely hivatalos levél esetén leggyakrabban ez lehet: Tisztelettel, Üdvözlettel, Szívélyes üdvözlettel, Baráti üdvözlettel, Köszönettel. A levelet záró formula után következik a lap bal szélére helyezett dátum: helységnév, évszám, hónap és nap (Szeged, 2015. április 8. ), majd a levél jobb szélére helyezett aláírás. Ez a levél zárásának hagyományos elhelyezése, ám az utóbbi időben a lap bal szélén is előfordul aláírás, illetve az is lehet, hogy a dátum követi az aláírást. Gyakran írunk levelet számítógéppel, a kinyomtatott levet azonban illik kézírással aláírni. Megjegyzendő, hogy a hivatalos kommunikációban nincs helyük az (erőteljes) érzelmi megnyilvánulásoknak. Elektronikus levél esetén se használjunk érzelemjeleket, ikonokat. A hivatalos levél írásakor teljes mértékben be kell tartani a grice-i maximák néven ismert elveket.
Hivatalos kérés, nagyon udvarias Nagyon hálás lennék, ha... Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie... könnten... Lenne olyan szíves, hogy elküldi a.... Würden Sie mir freundlicherweise... zusenden... Hivatalos kérés, udvarias Érdeklődnénk a.... megszerzése/fogadása felől. Wir sind daran interessiert,... zu beziehen/erhalten... Meg kell kérdeznem, hogy... Ich möchte Sie fragen, ob... Tudna ajánlani... Können Sie... empfehlen... Hivatalos kérés, közvetlen El tudná nekem küldeni a... Würden Sie mir freundlicherweise … zusenden... Kérem, hogy sürgősen... Sie werden dringlichst gebeten,... Hivatalos kérés, nagyon közvetlen Hálásak lennék, ha... Wir wären Ihnen dankbar, wenn... Hivatalos kérés, udvarias, a vállalat nevében Mi a jelenlegi ára a....?
A gépi szövegszerkesztéskor a betűtípusok és -méretek széles skálájából választhatunk, de ügyeljünk arra, hogy dokumentumon belül lehetőség szerint azonos betűtípust használjunk végig, különben a levél szedett-vedettnek fog tűnni. A nyomtatás jó minősége is fontos, mert egy kiürült patronnal kinyomtatott levélben a csíkok és foltok nem csak az összképet rontják, de a megértést sem segítik. A címzés Az emberek többsége érzékeny arra, hogy helyesen írják le a nevét vagy sem, és ugyanez vonatkozik a beosztásokra, illetve a rendfokozatokra is. Éppen ezért a levélírás előtt pontosítsuk a nevet és a beosztást! Az interneten talált információkkal legyünk kritikusak, mert sokszor pontatlanok. Praktikus a hivatalos weboldalon talált tartalmat használni vagy felhívni az érintett hivatalt, és a segítségüket kérni. A megszólítás A hivatalos levél formális megszólítást kíván: Tisztelt Kovács Úr! Tisztelt Elnök Asszony! Az egyenruhás szervezetek munkatársait jellemzően a rendfokozatukon illik megszólítani: Tisztelt Dandártábornok Úr!